訪問診療向け電子カルテ 導入の流れやスケジュールを解説

訪問診療向け電子カルテ 導入の流れやスケジュールを解説

この記事はこんな訪問診療クリニックの院長・事務長の方におすすめ

―電子カルテ導入までの流れを知りたい
―電子カルテ導入のために何をする必要があるのか知りたい

この記事を読むとこうなります

―電子カルテ導入までの流れがわかる
―電子カルテ導入のスケジュールがわかる

「電子カルテを導入したいがまず何をしたらよいかわからない」
「電子カルテの導入準備が大変そうで躊躇してしまう」

このようなお悩みを持つ訪問診療クリニックの院長・事務長の方、多いのではないでしょうか。

今回は訪問診療向け電子カルテ導入の流れやスケジュールについて解説していきます。
導入準備に必要なこともわかりやすく解説していますので参考にしてみてください。

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訪問診療向け電子カルテ 導入までのイメージ

電子カルテ導入までは以下の図のような流れになります。

電子カルテの選定から本格稼働まで、標準的な期間は6〜8カ月程度です。電子カルテの選定に時間をかけなければもう少し短い期間で導入することもできますが、ご自身のクリニックに合ったカルテを選ぶことが最重要事項ですので、余裕をもったスケジュールを組むことをおすすめします。

法人内での調整や決裁に時間がかかる場合や、紙カルテや他社の電子カルテからの乗り換えでデータ移行が必要になる場合などはさらに長い準備期間が必要となることもありますのでご注意ください。

導入までの具体的な流れ

ここからは上の流れの図の各項目について具体的に解説していきます。

電子カルテの選定(本稼働の1年~6カ月前)

数あるカルテの選定には長い時間がかかります。遅くとも導入予定の半年前から選定を始めておきたいものです。訪問診療向けの電子カルテもさまざまな会社から販売されており、機能や強みも異なります。ご自身のクリニックの状況や課題に合った電子カルテを選ぶことが大切です。

選ぶ際のポイントについては「在宅医療向け電子カルテ 失敗しない選び方のポイント」にて解説していますので参考にしてください。

少なくとも3社以上は候補にあげ、無料トライアルを使える場合は必ず使ってみましょう。視認性や操作性のよさは実際にカルテに触れてみないとわかりません。

複数社の電子カルテの無料トライアルを使う場合は数週間かかりますので気になるカルテは早めに無料トライアルを申し込むとよいでしょう

要件の整理(本稼働の4カ月~3カ月前)

販売会社の担当者にクリニックの状況や電子カルテに求める要望を伝えます。要望を整理しきれていなくても打ち合わせを行うことで課題や要望が整理されていきますので、まずは要望や課題を洗い出しておくことが大切です。オプション機能の選定も行います。外部システムとの連携やサポート体制についても確認しておきましょう。

発注(本稼働の3カ月~2か月前)

必要な機能を選定したら、正式に申し込みを行います。

システム設定(本稼働の2か月前)

クラウド型電子カルテを利用する場合はまずインターネット回線が必要です。訪問診療の場合は訪問先でカルテを使うことが前提となりますので、院外でもインターネットが使えるようポケットwifiやテザリングなどの準備も必要になります。

そして初期設定や連携する外部システムの設定などを行います。システム設定については販売会社ごとにサポート範囲が異なりますので事前にどこまでサポートしてもらえるのか、無料サポートの範囲や有料サポートの内容を確認しておきましょう。

紙カルテや他社の電子カルテからの乗り換えの場合

新しいシステムへ患者情報のデータ移行が必要となります。
今まで使っていたシステム、これから使うシステムによってデータ移行できる範囲が異なります。自動で移行できない情報についてはクリニックスタッフが手動で入力していくことになります。手動での入力は時間・労力のかかる作業になり、場合によっては予定していた本稼働日に間に合わないというケースもありますので、販売会社の担当者としっかり打ち合わせを行いましょう。

操作説明を受ける(本稼働の2か月~1か月前)

実際に電子カルテを使う全スタッフが操作方法を習得します。販売会社によって現地で研修会を開催したり、オンラインでレクチャーを行ったりと方法はさまざまです。

電子カルテの基本的な操作方法、レセプトコンピューターの操作方法、請求関連の操作方法などといったように複数回に分けてテーマ別で開催されることが多いようです。必要なスタッフ(医師、看護師、事務スタッフなど)が必要なレクチャーを受けられるようスケジュールを組んでいきます。

試験運用(本稼働の1か月~1週間前)

実際の運用方法で試験的にカルテを使い始めてみます。使い始めてみてわかる疑問点も出てきますので早めに試験運用を行い、疑問点や課題をつぶしておきましょう。

本稼働

いよいよ電子カルテの本稼働です。スムーズに便利に使いこなせるよう、困ったときはサポートデスクに相談し、疑問点や課題を解決するようにしていきましょう。

在宅医療向け電子カルテなら「homis」がおすすめの理由

「homis」は多くの在宅医療専門医とともに開発した在宅医療用クラウド型電子カルテです。
診療現場における課題や気づきを“医師目線”でシステムにフィードバックし、在宅医が使いやすい電子カルテを追求しています。

クラウド型電子カルテで訪問先、クリニック、自宅どこからでも使える

インターネットが使える環境であればPC、スマホ、タブレットなどどの端末からでもアクセスし使うことができます。クリニックではパソコン、訪問先ではタブレット、自宅ではスマートフォンなどシーンに合わせて使い分けることができます。

簡単操作

カルテはシンプルな構成になっているので、操作も簡単です。カルテを事前準備することで、定期処方や次回の検査内容を備忘録として確認でき、当日の診療をスムーズに開始できます。処方内容も過去のカルテを引用して作成できるなど入力作業の最小化を実現しています。
また、書類作成はカルテの内容から自動引用することができます。これにより充実した書類内容と、文書作成時間の大幅削減を両立しました。

お客様の声

「他の電子カルテも使ったことがありますが、見やすさ、すぐ使いこなせる簡単さはhomisがダントツです」
「外来と違って記録情報が多くなるため、カルテが時系列で見れたり、検索できたり、情報を要約して整理しやすいです」

介護算定・患者請求のスマート化

介護保険用のレセコンを搭載しているため、介護算定ソフトの導入が不要です。そのため、医療と介護の患者負担分の請求・領収書、診療明細書の発行や、請求・入金管理もできます。そのほかにも、バックオフィス業務を支援する多彩な機能により、事務スタッフに集中しがちな業務負担を軽減します。

手厚いサポート体制

基本マニュアルはもちろん、充実したFAQサイトもご用意しています。メールや電話での無償サポートもありますので気軽に問合せすることができます。

お客様の声
「クリニックを立ち上げて医療事務も自分でやるとなった際、レセプトについてもサポートしていただいたり、
業務外のことについてもお電話で何度もご相談させていただきました。
お電話でのご相談でも身近な人がサポートしてくれているような感覚で、とても心強かったです」

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いかがでしたでしょうか。

電子カルテ導入の際には開始予定日を安心して迎えることができるようスケジュールに余裕を持って準備を進めることが重要です。

まずは気になるカルテの無料トライアルに申し込むのが第1歩です。
「homis」も無料トライアルを行っておりますのでお気軽にお申込みください。